Il registro delle fatture di acquisto è un elenco di tutte le fatture quindi sia bollette, fatture di professionisti e note di prestazione occasionale, ricevute dall'associazione durante l'anno e permette di rendere più chiaro e ordinato la gestione di questi documenti importanti. La "fattura di cortesia" è una fattura che per sua natura non ha valore fiscale e pertanto può anche essere diversa per dati e importi della fattura elettronica, è considerata una fattura non ancora emessa ed è anche per questo motivo che viene chiamata "fattura di cortesia", pertanto si suggerisce di non usarla come documento per le rendicontazioni finali dei bandi ma preferire la fattura elettronica.
Una fattura elettronica può essere ricevuta dall'agenzia delle entrate con 3 metodi:
- attraverso la pec dell'associazione
- attraverso un software di contabilità
- attraverso il portale Fatture e Corrispettivi solo se attivato dall'associazione
Percepita la fattura elettronica dall'associazione si andrà a registrare tutti i dati del documento come il nome del fornitore, il numero di fattura, data, importo, scadenza della fattura, inseriti tutti i dati il software andrà a protocollare la fattura con un numero progressivo, pertanto il primo numero di ogni anno sarà il protocollo numero 1 per poi aggiungere ogni mese le fatture che arriveranno, importante è la scadenza del pagamento della fattura, questo elemento andrà a movimentare lo scadenziario e sarà utile per l'equilibrio finanziario tra entrate ed uscite. Registrata la fattura nel software, sarà necessario scrivere il numero di protocollo in grande in alto a destra sulla fattura e archiviare il documento nel raccoglitore delle fatture di acquisto.
Le prestazioni occasionali invece devono avere per normativa il numero e la data simili ad una fattura, questi elementi sono fondamentali e pertanto se non sono presenti il documento non è completo. Anche tale documento verrà registrato nel software ma non è necessario che sia una nota elettronica perché non vale la stessa regola per le fatture elettroniche, avrà però la ritenuta d'acconto che andrà ad alimentare lo scadenziario, si ricorda che la ritenuta d'acconto viene pagata dall'associazione con F24 solo il mese successivo al pagamento della prestazione, se viene pagata a novembre allora la ritenuta sarà pagata il 16 dicembre e cioè il mese successivo.
Sul canale youtube è presente il video LE FATTURE ELETTRONICHE per capire la differenza del modello grafico di una fattura di cortesia e una fattura elettronica.
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