Secondo il codice civile (art. 2215-bis) i libri sociali e le scritture contabili possono essere formati e tenuti con strumenti informatici purché rispettino le caratteristiche obbligatorie. In generale, gli obblighi di numerazione e vidimazione, laddove previsti, si possono assolvere con marcatura temporale e firma digitale, apposte dal rappresentante legale o da un delegato almeno una volta all’anno. La firma digitale garantisce autenticità e integrità mentre la marcatura temporale certifica data e ora opponibili a terzi.
Per gli enti del Terzo settore non ci sono indicazioni normative specifiche sulla tenuta dei libri sociali digitali, se non per il registro volontari: il dm 6 ottobre 2021 conferma che può essere tenuto anche in formato digitale, se il sistema assicura inalterabilità e data certa. Per analogia, questa possibilità potrebbe valere anche per gli altri libri sociali.
In assenza di indicazioni specifiche, come è possibile tutelare il proprio ente sulla corretta tenuta dei libri sociali digitali?
Ci sono due principali opzioni:
• Esiste una serie di misure di base che possono essere utili per adeguare i libri sociali in formato
digitale alle caratteristiche obbligatorie sopra indicate (inalterabilità, data certa e leggibilità nel tempo). Queste indicazioni devono essere combinate in base alla struttura
organizzativa dell’ente e alle sue reali necessità di tutela. In questa guida ne elencheremo alcune.
• Gli enti, invece, che abbiano la necessità di rendere completamente inoppugnabile i propri libri sociali, possono scegliere di renderli “documenti informatici”, facendo riferimento alle indicazioni contenute nel Cad (dlgs 82/2005) e nel Regolamento eIDAS (UE 910/2014).
Non essendoci ad oggi regole applicabili nello specifico agli enti non lucrativi, le considerazioni e le proposte contenute in questo documento costituiscono delle linee guida e dei consigli strutturati, frutto di un’analisi fondata non solo sulla legislazione speciale del Terzo settore, ma anche sui regolamenti previsti per la Pubblica amministrazione, il diritto societario e la giurisprudenza sul tema.
Non tutti i tipi di documenti digitali possono essere validi come libri sociali digitali.
Esempi di documenti che potrebbero non garantire il rispetto di tutte le caratteristiche necessarie per i libri sociali
digitali:
• IMMAGINI SCANNERIZZATE (.JPG, .PNG, .BMP): facilmente modificabili, non garantiscono integrità;
• FILE WORD O EXCEL NON FIRMATI: modificabili senza tracciatura, non idonei alla conservazione;
• PDF NON CERTIFICATI: possono essere alterati con software specifici.
• DOCUMENTI CON FIRMA SCANSIONATA: non garantiscono autenticità né integrità;
• DOCUMENTI ARCHIVIATI IN SISTEMI NON SICURI: cloud non protetti o senza backup.
AVETE DIFFICOLTÀ A TENERE I LIBRI SOCIALI? AVETE DUBBI SUI DATI DEI SOCI? ALLORA CHIAMATE IL NOSTRO UFFICIO OPPURE LASCIATE UN MESSAGGIO NELL'ASSISTENZA E TROVEREMO INSIEME LA SOLUZIONE